Tip untuk Berpindah ke OpenOffice.org

Selama 18 bulan terakhir, saya telah menawarkan kepada orang-orang untuk mencoba OpenOffice.org (OOo). Perlahan-lahan, saya menyadari bahwa berbicara mengenai free software tidaklah cukup. Permasalahannya adalah bahwa orang tidak menyukai ide dari download gratis atau bergabung dengan sebuah proyek dan memiliki pendapat dalam proses pengembangan. Secara umum, apa yang tidak disukai? Masalahnya adalah menjual free software sangatlah jarang bisa menjamin transisi yang lancar ke OpenOffice.org.
Berikut ini adalah saran yang sudah saya kembangkan untuk melakukan perubahan. Meskipun orang yang memiliki pandangan terbuka pun pasti memiliki asumsi yang harus dihapus. Mereka masih memiliki persiapan yang harus dilakukan dan fasilitas yang harus dicoba. Terutama, mereka harus menghabiskan waktu berjam-jam sebelum mereka dapat memutuskan apakah OpenOffice.org sesuai untuk mereka. Tidak ada seorangpun yang dapat membantu seorang individu atau sebuah kantor dalam melakukan perubahan jika rasa penasaran dan keinginan untuk mengeksplorasi tidak ada, tetapi jika Anda memperhatikan tips berikut,
Anda akan mampu menghindari sebagian besar masalah selama proses tersebut.
Jangan Mengharapkan Fasilitas yang Hilang
Orang-orang selalu berkata, “Saya suka menggunakan OpenOffice, tetapi… ,” dan mereka menyebutkan sebuah fasilitas yang mereka perlukan. Jika mereka sudah merasa kecewa dengan OpenOffice.org, mereka mungkin menyatakan bahwa fasilitas yang harus ada tidaklah tersedia. Pada sebagian besar kasus, saya bisa merespon dengan memberitahu mereka dimana mereka bisa menemukan fasilitas tersebut, dan mereka akan merasa malu dan merubah topik pembicaraan.
Terkadang, respon yang harus ada malah ditinggalkan, tetapi lebih sering merupakan sebuah pengetahuan. Hal yang sama, saya menduga bahwa asumsi dibelakang hal itu adalah free software selalu bersifat inferior terhadap aplikasi proprietary yang equivalent. Ketika pencarian umum tidak menghasilkan fasilitas yang langsung tampak, anggapan baru akan langsung dikeluarkan.
Meskipun jika asumsi tersebut benar ( dan pengguna Linux, Apache, GIMP dan Mozilla tahu bahwa hal tersebut tidak benar), asumsi tersebut tidak akan benar untuk OpenOffice.org. Meskipun saat penulisan ini, versi OOo baru mencapai versi 1.1, StarOffice, aplikasi sebelumnya yang dimiliki oleh Sun, telah memiliki sejarah yang lebih panjang daripada yang diketahui oleh orang-orang. Kenyataannya, versi pertama dari StarOffice adalah pengolah kata (word processor) berbasis DOS yang dirilis pada 1985. Mungkin saja tidak ada kode orisinal yang masih tersisa, tetapi dengan waktu pengembangan selama dua dekade, kode OpenOffice.org sangatlah matang dan sebagian besar telah selesai.
Harus diakui, bahwa pengolah kata lain memang memiliki fasilitas yang tidak dimiliki OpenOffice.org. OpenOffice.org tidak memiliki fasilitas grammar checker MS, fasilitas Reveal Codes dari WordPerfect atau master pages dari FrameMaker. Tetapi, OOo memiliki fasilitas yang tidak dimiliki rivalnya.
Intinya adalah, tidak perlu adanya pandangan pesimistis terhadap fasilitas OOo. Biasanya, Anda bisa bersikap optimis dan mengasumsikan bahwa fasilitas tersebut berada di suatu tempat pada menu. Fasilitas tersebut mungkin tidak memiliki bentuk yang sama dengan kebiasaan Anda – misalnya fungsi tool outlining OOo cukup berbeda dengan – tetapi dapat Anda temukan pada form, meskipun telah berubah.
Jangan Mengharapkan Fasilitas Berada Pada Tempat yang Sama
Tidak ada keraguan terhadap hal itu, antar muka (interface) OOo sangatlah mirip dengan interface milik MS Office. Struktur umum dari menu sebagian besar sama, hingga peletakkan konfigurasi (Configuration) dan Pilihan (Options) pada menu yang sama.
Persamaan pada interface dapat mempermudah perpindahan ke OOo, tetapi juga bisa mengacu ke hal yang lain. OOo sudah merapikan dan merasionalkan struktur menu MS Office. Tables, misalnya, tidak berada pada menu yang terpisah pada OOo; mereka diletakkan pada menu Insert. Pada kasus yang lain, fasilitas yang sama mempunyai nama yang berbeda: Autosummary pada MS Word, misalnya, adalah AutoAbstract pada OOo.
Dengan kata lain, OOo adalah perpaduan dari kesamaan dan pembaruan. Secara kebetulan, fungsi dasar biasanya berada pada tempat yang biasa, sehingga pengguna yang kurang mahir tidak akan tersesat. Namun, jika Anda merupakan pengguna yang mahir, Anda mungkin harus lebih fleksibel. Jika sebuah tool tidak berada pada tempat yang Anda harapkan, pikirkan tentang menu lain yang mungkin atau nama lain yang mungkin digunakan. Jika imajinasi Anda gagal, lihatlah pada perbandingan fasilitas MS Office pada file Help, atau lihat perbandingan lebih detail yang saya buat pada http//www.raycomm.com/techwhirl/magazine/technical/openofficewriter.html. Pada sebagian besar ksus, Anda akan menemukan apa yang Anda butuhkan.
Jangan Mengharapkan Untuk Mendapatkan Pelatihan
Meskipun Anda mungkin mengalami masalah pada peletakkan pada beberapa tool, mungkin Anda tidak membutuhkan periode waktu transisi yang lama sebelum Anda atau perusahaan Anda dapat menggunakan OOo secara produktif. Pada umumnya, proses transisi dapat diselesaikan dibawah satu minggu. Pengguna biasa dapat melakukan perubahan dengan mudah karena menggunakan pengolah kata seperti sebuah mesin ketik. Jika mereka hendak membuat tulisan menjadi miring, mereka tidak menggunakan style karakter Emphasis. Tetapi, mereka menandai kata dan klik pada icon italic. Jika mereka memutuskan untuk menggunakan huruf tebal dibandingkan huruf miring, mereka membuka dokumen mereka dan merubah format pada setiap kata secara terpisah.
Metode dasar bukanlah cara yang efisien untuk menggunakan sembarang pengolah kata, termasuk OOo. Tetapi, orang-orang yang bekerja dengan cara ini hanya menggunakan sebagian kecil dari tool. Pada OOo, fasilitas ini biasanya merupakan fasilitas yang diharapkan oleh pengguna. Karakteristik dari karakter dan paragraf, misalnya dapat ditemukan pada menu Format atau pada toolbar, dan fungsi spell checker pada menu Tools. Transisi ke OOo merupakan kesempatan yang ideal untuk mempelajari sesuatu yang baru, tetapi sementara itu, pengguna dapat menyelesaikan pekerjaan sehari-hari mereka tanpa adanya interupsi.
Pengguna mahir mungkin membutuhkan satu atau dua hari untuk penyesuaian diri. Namun, seperti dengan mengetahu satu bahasa dapat membantu Anda mempelajari bahasa lain dari satu negara, mengetahui satu pengolah kata membantu pengguna mahir untuk mempelajari pengolah kata yang lain. Pengguna mahir tahu apa yang diharapkan, dan pada umumnya mereka memiliki kepercayaan diri untuk mencari dengan sendirinya. Sebagai hasillnya, pengguna mahir tidak akan membutuhkan pelatihan pada OOo, karena mereka dapat melatih dirinya sendiri.
Jangan Bergantung Pada Filter Import/Export Untuk Mempertukarkan Files
Pada pandangan pertama, OpenOffice.org tampak ideal untuk pertukaran dokumen dengan suite office yang lain, terutama MS Office. Beberapa format MS tersedia ketika menyimpan sebuah file, termasuk batch converter (File > AutoPilot > Document Converter). Terlebih lagi, pada menu Tools > Option Anda bisa menentukan agar OOo menyimpan format MS secara default dan mempertahankan VB scripts yang tidak bisa digunakannya. Apa lagi yang Anda butuhkan? Kesabaran, salah satunya. Waktu luang yang cukup banyak untuk yg lain.
Kenyataannya adalah, tidak ada filter import atau export yang dapat diandalkan sepenuhnya pada sembarang suite office. Kesempatan tidak akan terjadi. Jika ada, uang saya berada pada kompatibilitas silang antara OOo, KOffice dan atau GNOME office. Format ini kesemuanya adalah open source, sehingga paling tidak waktu pengembangannya akan menjadi lebih pendek. Tetapi, meskipun dengan format open-source, filter akan mengakibatkan masalah di masa depan.
Kenapa? Satu hal, membuat filter adalah pekerjaan yang intensive dan tidak menarik. Untuk perusahaan proprietary, membuat filter yang sempurna sangatlah mahal – terlepas dari kenyataan bahwa mereka tidak menginginkan Anda menggunakan software rival. Untuk para pengembang free software, proyek yang lebih menarik selalu tersedia. Selain itu, orang-orang yang membutuhkan filter sebagian besar bukanlah pengembang, sehingga para pengembang biasanya akan jarang melihat kebutuhan mereka.
Hal yang sama pentingnya, yaitu kebanyakan filter melibatkan format proprietary. Hal ini berarti para pengembang harus melakukan reverse engineering, sebuah proses yang rumit, memakan waktu dan terkadang memiliki resiko legalitas. Filter untuk MS Office, sangatlah sulit karena formatnya sering berubah dan terkadang tidak kompatibel dengan versi yang lebih kuno.
Mereka mengatakan bahwa format native XML milik OOo membuat penulisan filter menjadi lebih mudah dan filter MS Office adalah yang terbaik yang pernah saya lihat. Meskipun filter ini sangatlah jauh dari kesempurnaan, dan pengguna yang bergantung padanya harus menyadari adanya kebutuhan untuk melakukan pemformatan ulang secara manual yang sangatlah banyak.
Jika Anda memaksa untuk menggunakan suite office lain dengan OOo, cobalah untuk membatasi dokumen yang dapat diedit yang dipertukarkan menjadi dokumen dengan format yang sederhana. Carilah pada Help OOo mengenai “About Converting Microsoft Office Documents” untuk melihat sejumlah elemen yang harus Anda hindari. Untuk elemen yang Anda gunakan, Anda dapat meningkatkan hasilnya jika Anda hanya menggunakan styles dan memastikan bahwa kedua suite office mempunyai akses ke jenis font yang sama. Meskipun demikian, Anda bisa mengharapkan lebih dari lingkaran-lingkaran sederhana yang menjadi rusak. Anda mungkin mempertimbangkan untuk membuat daftar pemformatan yang diijinkan untuk meminimalisasi masalah.
Jika pengguna dari suite office lain tidak perlu mengedit dokumen, pilih File > Export as PDF dan kirimkan sebagai sebuah file PDF. File PDF tertutup terhadap standar terbuka; sehingga ini merupakan satu filter yang dapat Anda andalkan.
Solusi format terbaik untuk pertukaran dokumen yang dapat diedit antar suite office mungkin adalah HTML atau Simplified DocBook. Keduanya dapat dilihat pada browser modern, dan mereka dapat dibuka sebagai file text pada pengolah kata, jika tidak ada yang lain. Lebih baik lagi, siapkan perusahaan Anda atau komunitas menggunakan OpenOffice.org dengan sendirinya. Anda masih harus melakukan pertukaran dokumen dengan pihak lain, tetapi kehidupan sehari-hari Anda menjadi lebih mudah.
Membuat Sebuah Daftar Bagaimana Melakukan Fungsi Dasar yang Anda Butuhkan
Sebelum Anda berpindah ke OOo, buatlah sebuah daftar dari kegiatan dasar yang Anda atau divisi Anda lakukan pada suite office. Cobalah untuk mencoba daftar ini kurang dari 20 kegiatan. Lalu sempatkan diri untuk melakukan percobaan selama setengah jam atau mengeksplorasi bagian Help dari OOo. Tuliskan bagaimana melakukan kegiatan ini pada sebuah kertas dan distribusikannya pada setiap orang. Setelah setiap orang terbiasa dengan kegiatan dasar, ganti kertas pertama dengan instruksi untuk kegiatan yang lebih khusus. Pada beberapa hari, atau bahkan jam, Anda akan menemukan bahwa tidak ada seorangpun yang perlu menggunakan kertas lagi.
Gunakan Help yang Tersedia
OOo hadir dengan sistem bantuan yang dikembangkan secara penuh. Pada versi sebelumnya, file help sering kekurangan konteks dan memberikan definisi sirkular dari fasilitas. Semenjak versi 1.1, bagian Help telah menjadi sebuah aset ketimbang formalitas.
Seringkali pada awal transisi, biarkan setiap orang membaca empat link pada halaman bantuan OpenOffice.org Writer. Link tersebut menyediakan gambaran yang bagus untuk menjelajah program lebih jauh. Anda juga harus mempertimbangkan untuk menahan ketidaknyamanan Anda dan mengaktifkan fasilitas extended tips dan office assistant untuk beberapa minggu. Kedua fasilitas ini menawarkan informasi yang berguna pada bagian yang kecil. Meskipun pemahaman Anda mungkin terbagi pada awalnya, pada periode waktu yang lama, tips adalah cara termudah untuk belajar.
Mulailah Dengan Fasilitas AutoPilot
Salah satu dari fasilitas OOo’s untuk pendatang baru adalah sekumpulan wizard yang mengarahkan Anda selama proses setting dokumen dasar, seperti sebuah surat atau memo. Anda mungkin tidak mendapatkan hasil yang sesuai dengan kebutuhan Anda, tetapi terdapat cara cepat untuk memulai dengan OOo. Lihat pada Files > AutoPilot. Sama pentingnya, cobalah untuk membandingkan instruksi pada AutoPilot dengan hasil final. Ini merupakan cara yang baik untuk mengetahui suite office secara umum dan yang dapat dilakukan OOo.
Belajarlah Menggunakan Styles
Jika Anda adalah jenis pengguna yang melakukan pemformatan secara manual, tandai perubahan ke OOo dengan mempelajari bagaimana menggunakan styles. Styles akan menghemat waktu Anda pada sembarang pengolah kata dengan mengijinkan Anda untuk membuat perubahan pemformatan sekali dan merubahnya pada seluruh dokumen. Styles sangatlah penting pada OOo, karena mereka memberikan Anda sebuah template tidak hanya pada paragraf dan karakter individu, tetapi juga pada halaman, frame text, dan list. Ikuti aliran ini dan Anda tidak hanya meminimalisasi kesulitan, tetapi Anda juga meningkatkan efisiensi Anda.
Kunci untuk melakukan style pada OOo adalah Stylist, sebuah pallete melayang yang dapat ditemukan pada Format > Stylist. Anda dapat menggunakan Stylist untuk menerapkan styles ketika Anda mengetik dan memodifikasi style yang sudah ada atau menciptakan style yang baru. Stylist akan mendata style menggunakan beberapa filter yang berbeda, sehingga Anda dapat mencari yang Anda butuhkan dengan cepat.
Belajarlah Menggunakan Navigator
Navigator (Edit > Navigator) adalah pallete melayang yang lain. Seperti pallete Stylist palette, Navigator adalah fasilitas kunci dalam menggunakan OO secara efektif. Seperti namanya, salah satu fungsi dari Navigator adalah membantu Anda berpindah antar bagian dokumen secara cepat. Tabel, objek OLE atau halaman dapat Anda lompati ke setiap elemen dari dokumen yang Anda kehendaki. Element akan dinamai ketika Anda menciptakannya, tetapi jika Anda juga memberikan judul deskripsi, Navigator dapat menampilkannya, sehingga mempermudah lompatan.
Jangan biarkan nama membingungkan Anda. Navigator lebih dari sekedar sebuah peta dari dokumen Anda. Pindah ke Headings dan Navigator akan menjadi sebuah outlining tool, dengan kemampuan untuk memindahkan seluruh bagian dan meningkatkan atau menurunkan level dari judul dengan drag dari mouse. Buka sebuah Master Document, dan Navigator akan menjadi sebuah daftar isi. Anda bahkan dapat menggunakan Navigator untuk menambahkan sebuah Reminder pada text.
Secara singkat, Anda mungkin harus meluangkan banyak waktu dengan Navigator. Dan, ini merupakan sesuatu yang tidak disiapkan oleh suite office lain kepada Anda.
Sebagai sisi jeleknya, ukuran default dari Navigator mungkin terlalu kecil. Geser sisi dari Navigator hingga paling tidak setengah kali lebih besar dari defaultnya, dan Anda bisa menggunakannya tanpa mengalami kelelahan mata.
Carilah Fungsi yang Tersembunyi
Fungsi yang tidak diharapkan atau shortcut dapat ditemukan pada sembarang software. Hal ini bukan merupakan Easter eggs tetapi merupakan fungsi yang setengah tersembunyi yang jarang disebutkan pada Help. Sebagai contoh, saya menemukan Edit > Undo. Karena saya lebih sering menggunakan menu atau keyboard, hal ini membutuhkan saya waktu beberapa minggu untuk menyadari bahwa jika saya memilih tombol Undo dari taskbar, saya bisa memilih dengan pasti tingkat level dari Undo yang ingin saya kembalikan. Hal yang sama ketika saya ingin menyisipkan text secara otomatis ketika saya menggunakan sebuah style. Saya dapat menggunakan field Before pada tab Options untuk daftar style dan menyertakannya pada style paragraf. Lalu, setiap kali menggunakan style tersebut, text pada field Before akan muncup tanpa harus saya ketik lagi.
Kejutan-kejutan semacam ini memberikan tiga hal: Mereka memberikan Anda kepercayaan diri pada pemahaman Anda terhadap program, mereka memberi Anda semangat untuk tetap belajar dan mereka menawarkan jalan singkat untuk pekerjaan harian Anda. Mereka layak untuk dicari.
Luangkan Waktu Sebelum Membuat Sebuah Keputusan
Ketika Anda menjalankan OOo untuk beberapa kali, kesan Anda mungkin menganggap bahwa ia adalah hal baru. Ia tidak sama dengan pengolah kata lama Anda, ia tidak diatur dengan cara yang sama dan ia melakukan hal yang sama dengan cara yang berbeda. Untuk beberapa orang, sesuatu yang baru sudah cukup untuk membuat mereka menghentikan percobaan.
Daripada langsung menuju ke kesimpulan, tunggulan dan pelajarilah program sebelum membuat keputusan tentang OOo atau sembarang fasilitasnya. Lupakan perasaan Anda tentang sesuatu yang baru dan cobalah untuk menyelesaikan kegiatan harian Anda. Luangkan waktu paling tidak 10-15 jam melakukan kegiatan rutin sebelum Anda mampu membuat sebuah keputusan. Lalu duduklah dan buatlah daftar keuntungan dan kerugian penggunaan OOo. Jika Anda memutuskan untuk tidak menggunakan OOo, simpanlah dalam pikiran Anda dan cobalah untuk mencoba versi lain dalam setahun atau dua tahun kedepan. Di masa depan, Anda mungkin akan menemukan bahwa OOo akan lebih sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika Anda adalah sebuah pengambil keputusan pada sebuah perusahaan, Anda juga mungkin harus mempertimbangkan untuk menghubungi komunitas OOo untuk melihat apakah perusahaan Anda bisa mensponsori pengembangan dari fasilitas yang Anda butuhkan. Jika Anda berniat untuk mempertahankan OOo, selamat! Anda sudah melakukan persiapan Anda, dan Anda membuat keputusan yang benar.
Sumber :
Bruce Byfield adalah seorang manajer produksi di Stormix Technologies and marketing dan seorang direktur komunikasi pada Progeny Linux System. Dia juga merupakan seorang editor kontributor pada Maximum Linux dan merupakan penulis asli dari manual Desktop Debian. Terlepas dari komputernya, dia mendengarkan musik punk-folk, memelihara burung beo dan melakukan kehendaknya sebebas mungkin.